Презентація навчального курсу з цифрових навичок для медичних працівників!

Іноді в процесі лікування виникають ситуації, коли лікар не бачить певних записів про лікування пацієнта з ЦБД ЕСОЗ. Часто лікарі повʼязують цю проблему з тим, що такі дані були внесені іншим закладом або через іншу МІС, а тому їх неможливо переглянути.

Спростовуємо цей міф, адже вся інформація, внесена до ЦБД ЕСОЗ, зберігається централізовано і за певними правилами доступ до даних можуть отримати медичні працівники незалежно від: 

• МІС, через яку вони були внесені 
• Області, форми власності закладу 
• Спеціальності лікаря, який їх вносив 
• тощо

Раніше ми розповідали про можливі причини, чому користувач може “не бачити” певні записи.  Детальніше про це 👉тут

Одна з основних причин – відсутність доступу до перегляду таких даних. Сьогодні ми розповімо детальніше, як подати запит на отримання доступу до необхідних даних пацієнта.

Важливим аспектом в отриманні доступу до даних пацієнта є метод аутентифікації пацієнта, який може бути трьох типів: 

• за номером телефону
• за документами
• через третю особу (законний представник)

Детальніше про методи автентифікації йшлося на вебінарі, який можна переглянути за .

Чому важливий метод автентифікації? 

У залежності від типу методу автентифікації та його актуальності пацієнт може або не може підтвердити запит на доступ до його даних або до даних його підопічного. 

Так, наприклад, якщо метод автентифікації за номером телефону, на такий номер прийде одноразовий чотиризначний код, назвавши який, пацієнт підтверджує доступ до його даних. Відповідно якщо номер телефону неактуальний, тоді треба оновити інформацію про метод автентифікації з актуальним на поточний момент номером телефону.

А якщо метод автентифікації за документами, то пацієнт має надати такий документ для підтвердження дії медичного працівника, який у свою чергою завантажить скан-копію такого документу. Але при використанні даного методу автентифікації пацієнта не має можливості дистанційно управляти цим доступом. Тому радимо використовувати як метод автентифікації саме метод за номером телефону.

Як отримати доступ до необхідних медичних даних пацієнта?

Для того, щоб отримати доступ до медичних даних пацієнта:

1. Переконайтеся, що метод автентифікації в ЕСОЗ актуальний.
2. Оберіть електронні медичні записи, до яких необхідний доступ. Зауважте, що у лікаря є можливість запросити доступ до усіх медичних записів пацієнта відразу (окрім чутливих)
3. Відправте запит на доступ до ЦБД ЕСОЗ з зазначенням рівня доступу: на читання або редагування. Визначте, який саме доступ вам потрібно отримати. Більше про можливі доступи читайте тут.
4. Після цього пацієнт має підтвердити доступ до своїх даних наявним методом автентифікації, надавши код з СМС або документи. 
5. Підтвердіть запит, зазначивши код верифікації або завантаживши документ.
6. Після цього якщо пацієнт надав доступ – ви маєте можливість працювати з цими даними. 

Процес отримання доступу може дещо відрізнятися в залежності від того, на що потрібно отримати доступ, зокрема:

👉Для отримання доступу на групи (чутливі групи або групи діагнозів/сервісів), необхідно обрати відповідну групу.

👉Для отримання доступу до пацієнта, необхідно обрати відповідного пацієнта.

Як лікар може отримати доступ до чутливих даних пацієнта? 

Будь-які медичні дані є конфіденційними та охороняються законом, однак є низка інформації, яка охороняється більш суворо. Такими даними є інформація в контексті психіатрії та ВІЛ статусу.

Якщо електронні медичні записи містять дані про стан, інтервенції тощо, які відносяться до чутливих – доступ надається виключно за дозволом пацієнта.

👉За замовчуванням доступ до таких даних має виключно їх автор. Однак, за потреби інші лікарі можуть отримати доступ до чутливих даних. 

У процесі комунікації з пацієнтом поясніть йому клінічну потребу в необхідності ознайомлення з чутливими даними, отримайте на це письмову згоду пацієнта, після чого зареєструйте такий дозвіл на доступ до групи чутливих даних в ЕСОЗ.

👉 Так, якщо у пацієнта метод автентифікації за номером телефону, то пацієнт отримає окремий вид смс – щодо доступу до групи чутливих даних з кодом. 

Пацієнт повідомляє цей код вам як підтвердження того, що він згоден надати доступ  до своїх чутливих даних. 

👉Ввівши код, лікар підтверджує дозвіл пацієнта на доступ до групи чутливих даних. Після цього ви можете працювати з цими даними в ЕСОЗ.

Тому на відміну від паперової медичної документації (доступ до якої іноді не контролюється зовсім і будь-хто з фізичним доступом до паперової картки може мати несанкціонований доступ), дані, які зберігаються в ЦБД ЕСОЗ, є, безумовно, більш захищеними завдяки політикам та заходам контролю доступу, зокрема, з боку пацієнта. 

Час від часу від медичних працівників надходять запитання, пов’язані з етапом реєстрації пацієнта в ЕСОЗ. Сьогодні розглянемо найбільш поширені з них і надамо відповіді. 

Чи треба зазначати УНЗР усім і де його взяти? 

УНЗР вноситься виключно за умови, якщо він присвоєний пацієнтові. 

УНЗР вказано в паспорті у форматі ID картки та/або у біометричному паспорті. Номер знаходиться з правої сторони та має вигляд наступного формату: 11111111-22222.

Наприклад, якщо ви реєструєте пацієнта з ID карткою, система вимагатиме від вас внесення УНЗР. У випадку якщо реєструється пацієнта з паспортом-книжкою або свідоцтвом про народження, УНЗР вноситься за наявності (пацієнт може мати закордонний паспорт).

Для кого РНОКПП є необов’язковим?

РНОКПП є необов’язковим для:

• Для осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від присвоєння РНОКПП і мають відмітку у паспорті або відповідну довідку, податковий код не зазначається (поле залишається порожнім), проставляється відмітка про відмову від його присвоєння. 
• Пацієнтів віком до 14 років (оскільки вони могли його ще не отримати). Для таких осіб РНОКПП не зазначається (поле залишається порожнім), відмітка про відмову від його присвоєння не зазначається.

Загалом РНОКПП є обов’язковим полем для осіб, які досягли 14 років і не відмовилися від його присвоєння. Він зазначається згідно з документом, що посвідчує особу пацієнта або довідки, яка підтверджує присвоєння такого номера.

Якщо особа відмовилася від РНОКПП, що треба робити? 

Якщо особа з релігійних переконань відмовилася від РНОКПП, навпроти поля “Ознака ВІДМОВИ від РНОКПП” встановлюється «галочка» чи «так» ВИКЛЮЧНО для осіб які:

1. ВІДМОВИЛИСЬ від РНОКПП (ІПН)
2. Повідомили про це відповідний контролюючий орган
3. Мають відмітку у паспорті чи документ про відмову

Для таких пацієнтів ОБОВ’ЯЗКОВИМ є завантаження електронних копій документів (фото/скан-копії), що підтверджують відмову особи від отримання РНОКПП (документ чи сторінка паспорту з відміткою).

З яким документом можна зареєструвати пацієнта? 

Перш ніж реєструвати пацієнта в ЕСОЗ, здійсніть ідентифікацію та його пошук в системі. Переконавшись, що пацієнт ще не зареєстрований, розпочинайте реєстрацію. Про важливість ідентифікації пацієнта більш детально можна ознайомитися за посиланням.

Щоб зареєструвати пацієнта в ЕСОЗ, треба зазначати один із документів, які посвідчують особу, із наступних варіантів:

– паспорт громадянина України

– тимчасове посвідчення громадянина України

– свідоцтво про народження (для осіб, які не досягли 14-річного віку) 

– документ, що підтверджує факт народження, виданий компетентними органами іноземної держави, легалізований у встановленому порядку

– посвідка на постійне проживання в Україні

– посвідчення біженця

– посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту

Для всіх пацієнтів номер телефону є обов’язковим? 

Ні, не вимагається, але рекомендовано. Адже номер телефону – один із найбільш зручних способів автентифікації пацієнта в ЕСОЗ. CМС-повідомлення від “E-health” з номером е-направлень, номером МВТН, номером е-рецептів та кодів їх погашення надходять на той номер телефону, який вказаний в Реєстрі пацієнтів. Тобто номер телефону є ще й зручним каналом в отриманні сповіщень від ЕСОЗ. 

Крім того, за наявності номеру телефону пацієнт зможе не лише самостійно управляти доступом до своїх медичних та чутливих даних, але й буде в курсі щодо дій з такими даними. Якщо хтось захоче отримати доступ до даних пацієнта, то без 4-значного коду з СМС такий доступ не буде видано або ж якщо хтось створить пацієнту е-направлення, то система оперативно його про це повідомить. 

Зауважимо, що можна вказати один номер телефону та зокрема, адресу електронної пошти, які допоможуть надсилати пацієнтові важливу інформацію чи нагадування.

Чи має бути у дитини свій власний номер телефону? 

Номер телефону дитини зазначати не треба. Для осіб, які не досягли віку 14 років, доступний лише метод автентифікації за унікальним записом законного представника (мати/батько/тощо) в ЕСОЗ. 

Зазначимо, що номер телефону – це один із трьох доступних методів автентифікації пацієнта в ЕСОЗ. Два інші варіанти – “за документами” і “за унікальним записом законного представника”. 

Чи можна зареєструвати на один номер телефону всю сім’ю?

Ні, не можна. Номер телефону – це один із методів підтвердження дій кожного пацієнта в ЕСОЗ, який вказується в Реєстрі пацієнтів. Саме на цей номер пацієнту надходитимуть СМС-повідомлення від “E-health” з номером е-направлень, номером МВТН, номером е-рецептів та кодів їх погашення. Номер телефону при реєстрації в ЕСОЗ може вказуватися лише для однієї особи. 

Чи треба переукладати декларацію, якщо змінилися дані про пацієнта чи лікаря?

Ні, при зміні будь-яких персональних даних пацієнта, в тому числі зміні чи втраті номеру телефону, переукладати декларацію не потрібно. Треба лише змінити метод автентифікації пацієнта через вашу МІС. У випадку втрати номеру телефону подається відповідна заявка до НСЗУ. 

Якщо лікар, з яким пацієнт уклав декларацію, вже не працює у медичному закладі, то в такому випадку декларацію потрібно переукладати з новим лікарем цього або іншого закладу. 

Хто такий законний представник? 

Законний представник – це людина, якій вже виповнилося 18 років і яка уповноважена представляти права іншого пацієнта Для дітей, які не досягли 14 років, обов’язково вказувати дані про законного представника. Автентифікація таких дітей в ЕСОЗ відбувається методом автентифікації законного представника. Для дітей, які досягли віку 14 років, заповнення блоку про законного представника є опційним і заповнюється на розсуд лікаря.

Також законний представник заповнюється для повнолітніх осіб, які визнані недієздатними. 

Законний представник обов’язково має надати документи, що посвідчують особу та повноваження законного представника.

Хто такий “екстрений контакт”?

“Екстрений контакт” – це довірена людина, до якої можуть звернутися медичні працівники у випадку, якщо пацієнту надається екстрена або ургентна допомога. Зазвичай ця людина із кола сім’ї або близьких друзів. При реєстрації пацієнта в ЕСОЗ у блоці відомостей про довірену особу для повідомлення у разі настання екстреного випадку вносяться такі дані зі слів пацієнта: 

• Прізвище довіреної особи
• Ім’я
• По-батькові
• Номер телефону

Сьогодні в Електронній системі охорони здоров’я (ЕСОЗ) працюють понад 21,4 тисяч закладів охорони здоров’я. Це єдиний цифровий простір, що об’єднує державні, комунальні, приватні заклади, лікарів-ФОП, аптеки та аптечні пункти.

Проміжною ланкою в цій екосистемі є медична інформаційна система (МІС). Вона не лише забезпечує інтерфейс для роботи лікаря, а й надає підтримку, навчання та сервіси, необхідні для стабільної роботи установи.

Вибір МІС — це стратегічне рішення. Від нього залежить злагодженість щоденної роботи персоналу, забезпечення вимог Програми медичних гарантій (ПМГ) та безпека даних пацієнтів.

То ж що важливо урахувати під час вибору МІС та укладання договірних відносин?

Крок 1. Перевірка технічної відповідності

Перш ніж переходити до юридичних аспектів, переконайтеся, що обрана система має офіційно підключена до ЕСОЗ та підтвердила наявність необхідних модулів:

1. Статус підключення: Обирайте МІС лише з переліку тих, що підключені до центральної бази даних (ЦБД) ЕСОЗ. 👉 Актуальний перелік МІС
2. Тестування функціонала: Перевірте, чи пройшла система тестування саме тих модулів, які потрібні вашому профілю 👉 Дашборд статусів тестування функціонала
3. Додаткові сервіси: Оцініть власні потреби у додаткових сервісах, які не стосуються ЕСОЗ (запис на прийом, фінансовий чи кадровий модуль, мобільні застосунки тощо). Пам’ятайте: держава не контролює роботу цих сервісів, це зона відповідальності розробника.

Крок 2.  Чек-лист: що обов’язково закріпити в договорі

Договір між закладом та оператором МІС є обов’язковим (згідно з постановою КМУ від 25 квітня 2018 р № 411 “Деякі питання електронної системи охорони здоров’я”). Щоб ваша подальша взаємодія була комфортною та надійною, рекомендуємо  включити в нього такі вимоги:

👉Гарантована доступність сервісу (Up-time). Ваша МІС має працювати у режимі 24/7. Важливо прописати, що допустимий час планового технічного обслуговування не повинен перевищувати 4% від загального часу за місяць. 

Це ваш запобіжник від раптових зупинок у роботі. Ці та інші умови, які держава висуває до МІС, можна знайти у Договорі про підключення електронної медичної інформаційної системи до ЦБД ЕСОЗ та передбачити у вашому договорі з МІС також. 

👉Навчальна підтримка та документація. Оператор МІС зобов’язаний надати користувачам доступ до актуальних інструкцій (відеоуроки, покрокові гайди тощо). Зафіксуйте формат та регулярність навчання відповідно до ваших потреб.

👉Регламент роботи служби підтримки. Визначте та зафіксуйте канали зв’язку (телефон, чат, тікет-система) та час реакції на запити. Чи працює підтримка у вихідні? Який максимальний час очікування відповіді? Відповіді на ці питання мають бути в договорі.

👉Моніторинг та сповіщення про інциденти. Затримки працездатності можуть виникати як на боці ЦБД, так і всередині самої МІС. Якщо актуальний стан ЦБД можна відстежити на сторінці моніторингу працездатності ЦБД ЕСОЗ, то про внутрішні технічні збої МІС вас має оперативно інформувати саме оператор.

👉Відповідність темпам розвитку ЕСОЗ. Електронна система охорони здоров’я постійно оновлюється. Переконайтеся, що ваш договір передбачає обов’язок оператора своєчасно впроваджувати нові можливості та забезпечувати відповідність функціональним та безпековим вимогам, які затверджує Національна служба здоровʼя України. Інакше, якщо МІС не буде відповідати актуальним технічним вимогам – її буде відключено від ЦБД ЕСОЗ, що вимагатиме оперативної зміни МІС чи навіть тимчасово заблокує роботу закладу.

Крок 3. Як захистити інтереси закладу 

Передбачте в договорі чіткі гарантії того, що МІС своєчасно забезпечувати відповідність технічним вимогам для підключення до ЦБД ЕСОЗ. Для мінімізації ризиків рекомендуємо рекомендуємо включити до договору пункти про штрафні санкції або зниження вартості абонплати у разі недотримання умов договору або у разі невідповідності технічним вимогам, що призвело до ініціювання відключення МІС від ЦБД ЕСОЗ.

Такі заходи дозволять вам за потреби оперативно змінити МІС без критичних фінансових втрат, якщо поточний оператор не виконуватиме свої зобов’язання щодо підтримки актуальних функціональних можливостей.

Вибір МІС – це не просто закупівля програмного забезпечення. Це – вибір партнера на роки. Перш ніж зробити його, переконайтеся, що технічні можливості системи та рівень сервісу відповідають стратегічним цілям вашого закладу.

📌 Корисні посилання:

• Перелік підключених до ЕСОЗ МІС
• Моніторинг працездатності системи
• Технічна підтримка медичних інформаційних систем